Corriger les erreurs des attestations fiscales

1. Les messages d’erreur

À l’issue de la génération, ProEco₅ délivre des messages d’erreur en bas de l’écran :

1.1. Types de message

ProEco₅ vous renvoie des messages de quatre types :

• Erreur (en rose) : à corriger impérativement car obligatoire pour le SPF Finances ; bloquant pour la génération du fichier électronique.
• Avertissement (en jaune) : avertissement vous conseillant éventuellement d’effectuer un encodage, mais non bloquant.
• Information (en bleu foncé) : information n’exigeant aucune action de votre part.
• OK (en bleu clair) : tout est bon pour cette attestation.

1.2. Rapport Excel de messages

À l’issue de la génération des attestations, il est possible d’exporter les messages d’erreur au format Excel afin que vous puissiez les traiter plus facilement, en dehors du module Attestations fiscales.

Vous pouvez aussi faire cet export par la suite. Si vous faites un clic droit dans le bas de l’écran, une petite fenêtre s’ouvre et vous permet d’appuyer sur <Créer un rapport> pour extraire cette liste de messages au format Excel.

1.3. Premières erreurs

Les premières erreurs renvoyées par ProEco₅ concernent la personne de contact SPF Finances et le PO (qui est l’expéditeur des attestations de garderie). À titre d’exemple, il peut s’agir d’erreurs comme suit :

• « La personne de contact (SPF Finances) n’a pas été encodée dans les mandats »
• « L’adresse du pouvoir organisateur n’a pas de code pays »

Le contact SPF Finances doit avoir été encodé sous l’onglet Direction/Mandataire dans le module Élèves ; et la fiche de la personne doit impérativement contenir un numéro de téléphone et une adresse mail (E-mail Ecole). Dans le même module, le pouvoir organisateur doit avoir une adresse complète et un numéro d’entreprise (BCE).

Tant que ces informations demeurent incomplètes, ProEco₅ ne génère pas les attestations de garderie. Après avoir corrigé ces données, vous relancez la génération des attestations et d’autres erreurs sont susceptibles d’apparaître.

1.4. Erreurs fréquentes

Les erreurs les plus fréquentes concernent les numéros de registre national des élèves et des débiteurs de frais, qui doivent être impérativement complétés pour l’envoi électronique. Voici des exemples :

• « Le n° national de l’élève est obligatoire et doit comporter 11 chiffres »
• « Le n° national du débiteur de frais n’est pas encodé »
• « Le n° national du débiteur de frais est incorrect »
• « Aucun débiteur de frais encodé pour […] »

Il faut compléter le numéro de registre nationale de l’élève sous l’onglet Signalétique et celui du débiteur de frais dans sa fiche sous l’onglet Famille. Le débiteur de frais s’encode via les autorisations de l’élève.

1.5. Informations

Plusieurs messages générés sont de simples informations. Pour rappel, celles-ci n’exigent aucune action de votre part. Certaines de ces informations portent sur la longueur de la donnée :

• « La dénomination du pouvoir organisateur dépasse 41 caractères. Sa longueur a été adaptée dans l’XML qui sera généré. »
• « La dénomination de l’école dépasse 28 caractères. Sa longueur a été adaptée dans l’XML qui sera généré. »
• « L’adresse de l’élève dépasse 32 caractères. Sa longueur a été adaptée dans l’XML qui sera généré. »
• « Le prénom du débiteur de frais dépasse 17 caractères. Sa longueur a été adaptée dans l’XML qui sera généré. »

Les problématiques de longueur sont liées à des impératifs du fichier électronique pour le SPF Finances. ProEco₅ fait des adaptations automatiques qui ne sont pas visibles pour les utilisateurs. Il ne faut pas y prêter attention.

2. Corriger les attestations

Compte tenu des messages renvoyés par ProEco₅, il est possible que vous deviez ajuster certains encodages. Les principales corrections concernent les données suivantes :

2.1. Contact SPF Finances

Il s’agit de la personne susceptible d’être contactée par le SPF Finances dans le cadre de l’envoi électronique des attestations de garderie. Bien qu’invisible dans les attestations fiscales au format papier, cette information sera reprise dans le fichier .xml.

Pour l’encoder sous l’onglet Direction/Mandataire, il faut appuyer sur le bouton « Ajouter » dans le menu d’actions et sélectionner le mandat CONT_SPF (Contact SPF Finances) :

Ensuite, vous recherchez la personne habilitée ou vous créez sa fiche personne.

2.2. Pouvoir organisateur

Sous l’onglet Pouvoir organisateur du module École, il faut s’assurer le numéro d’entreprise a été correctement complété :

L’adresse du P.O. doit aussi être dûment encodée.

2.3. Débiteur de frais

Pour rappel, l’encodage des débiteurs de frais de garde s’effectue via les autorisations des élèves. Sous l’onglet Autorisations de la fiche de l’élève, vous appuyez sur le bouton <Ajouter>, vous sélectionnez l’autorisation DEBFRAIS et vous l’assignez au parent qui remplit ce rôle :

Lorsqu’il y a deux débiteurs de frais, il faut encoder le pourcentage de la répartition sous l’onglet Infos financières.

2.4. Numéros nationaux

Les numéros nationaux des enfants et des débiteurs de frais sont obligatoires dans le cadre de l’envoi électronique des attestations de frais de garde. Pour les enfants, le numéro se complète sous l’onglet Signalétique :

En ce qui concerne les débiteurs de frais (pour autant que leur autorisation DEBFRAIS a été encodée), il faut encoder leur numéro de registre national dans la fiche de la personne sous l’onglet Famille :

3. Relancer la génération

Si vous avez effectué des corrections dans le dossier d’un élève, il faut relancer la génération de son attestation afin que les nouveaux ajouts ou modifications y soient bien intégrés. Pour ce faire, vous vous positionnez sur l’onglet <Attestations fiscales> et vous appuyez sur le bouton <Générer attestation> :

Si vous modifiez un grand nombre d’attestations, vous pouvez relancer la génération de toutes les attestations via le module Attestations fiscales.